Untuk mendapatkan kepastian dan bukti kukuh berkenaan masalah-masalah sebenar yang dihadapi oleh para pensyarah Akademi Pengajian Bahasa UiTM Cawangan Pulau Pinang dalam urusan penulisan surat rasmi dan dokumentasi, pihak Q-Brainsters telah menjalankan kajian tinjauan masalah yang melibatkan 30 orang pensyarah jabatan tersebut. Kajian dilakukan dengan mengedarkan borang soal-selidik kepada para responden berkenaan. Borang soal-selidik ini mengandungi 40 soalan (item) yang disusun mengikut 5 topik permasalahan penulisan surat rasmi iaitu: 1) Format surat rasmi, 2) Gaya bahasa surat rasmi, 3) Maklumat yang perlu dimasukkan dalam surat rasmi, 4) Aliran pergerakan surat rasmi, dan 5) Kesan-kesan kesilapan dalam penyediaan surat-menyurat bagi urusan rasmi. Metod pengumpulan data dilaksanakan dengan mengedarkan borang soal selidik secara maya melalui “google form” untuk dijawab secara atas talian seperti yang terdapat pada
pautan ini.
Data yang dikumpul dianalisis menggunakan SPSS versi 23.
Hasil kajian mendapati bagi masalah kesukaran mendapatkan format surat rasmi yang terkini, terdapat 40% (12 responden) yang bersetuju dengan item 1 (“Saya selalu menghadapi kesukaran mendapatkan format surat yang terkini dalam penyediaan surat bagi urusan rasmi di jabatan saya.”). Sebanyak 46.7% atau 14 responden yang memilih pilihan jawapan, “bersetuju” apabila menjawab item 3 (“Saya selalu keliru tentang keperluan nombor rujukan surat dalam penyediaan surat bagi urusan rasmi di jabatan saya.”). Dari aspek masalah gaya bahasa, iaitu secara spesifiknya, kekeliruan tentang penggunaan kata panggilan hormat dalam surat rasmi, sebanyak 36.7% atau 11 responden yang mendedahkan bahawa mereka menghadapi masalah ini apabila responden-responden tersebut memilih untuk bersetuju dengan item 11 (“Saya selalu keliru dengan kata panggilan hormat (contoh: “YBhg”, “Tuan” dan “Prof”) yang betul dalam penyediaan surat bagi urusan rasmi di jabatan saya.”). Bagi item 15 (“Saya selalu keliru dengan kata penutup sebelum tanda tangan (contoh: “Yang benar,” dan “Yang menjalankan tugas,”) yang sesuai dalam penyediaan surat bagi urusan rasmi di jabatan saya.”), terdapat seramai 14 responden (46.7%) yang memilih jawapan “bersetuju” dengan kenyataan item ini. Bagi isu maklumat yang perlu dimasukkan dalam surat rasmi, seramai 11 orang responden (36.7%) menyatakan bahawa mereka selalu tidak pasti tentang nama jawatan yang sepatutnya (contoh: Pensyarah atau Ketua Jawatankuasa Konsultansi) yang perlu diletakkan selepas tanda tangan jika mereka adalah pengirim surat. Bagi masalah aliran pergerakan surat rasmi, 12 responden (40%) bersetuju dengan item 25, iaitu ketidakpastian tentang pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan surat bagi urusan rasmi di jabatan mereka. Bagi isu kesan-kesan kesilapan dalam penyediaan surat-menyurat bagi urusan rasmi, majoriti responden (17 orang atau 56.7%) bersetuju bahawa mereka sering berasa tertekan apabila penyediaan surat-surat untuk urusan rasmi di jabatan mereka perlu mengambil masa yang lama. Selain itu, peratusan yang begitu besar diterima bagi item 38 (“Saya berpendapat bahawa penyediaan surat-surat bagi urusan rasmi di jabatan saya yang rumit boleh menghabiskan banyak tenaga pensyarah.”) apabila seramai 16 responden atau 53.3% bersetuju dengan kenyataan ini.
Berdasarkan data yang diperolehi melalui kajian tinjauan masalah-masalah dalam penyediaan surat rasmi dan dokumentasi oleh warga Akademi Pengajian Bahasa UiTM Cawangan Pulau Pinang tersebut, blog yang diberi nama, “Portal Dokumentasi” atau “Portal of Documentation” (POD) telah dibangunkan untuk dijadikan sumber rujukan bagi aktiviti penulisan surat rasmi agar masalah-masalah yang dihadapi oleh pensyarah-pensyarah jabatan ini khususnya dapat diselesaikan. Portal ini juga dapat dilayari oleh pihak awam agar penyebaran ilmu yang berguna seperti ini dapat diperluaskan untuk manfaat bersama.
Disediakan oleh: Noraziah Mohd Amin
Comments
Post a Comment