Masalah Prosedur Surat-menyurat dan Dokumentasi

Prosedur surat-menyurat dan dokumentasi dalam menjalankan sesuatu projek di Akademi Pengajian Bahasa, UiTM Cawangan Pulau Pinang (APB UiTMCPP) adalah tidak konsisten.

Para pensyarah terpaksa menggunakan contoh-contoh surat dan dokumen yang terdahulu dan perlu berhubung dengan pihak pengurusan berkali-kali bagi mendapatkan format yang betul dan terkini. Hal ini telah menimbulkan banyak masalah kerana setiap program yang dijalankan mempunyai aliran surat yang pelbagai dan berbeza. Tiada contoh dokumentasi dan sumber rujukan persuratan yang tepat dari segi format dan gaya bahasa untuk dijadikan sebagai rujukan oleh pensyarah.

Selain itu, aliran perjalanan surat dan dokumen yang sering kali perlu melalui beberapa pihak tertentu sebelum ianya diluluskan adalah kurang jelas. Perkara tersebut telah menjejaskan kelancaran pelaksanaan tugasan pensyarah. Masalah komunikasi antara satu pihak dengan pihak yang lain juga timbul kerana kaedah penyediaan dokumen mungkin berbeza  antara setiap jabatan.

Tambahan pula, pensyarah-pensyarah APB UiTMCPP menghadapi masalah kekangan masa kerana program jabatan selalunya perlu dilaksanakan ketika semester sedang berlangsung. Pensyarah perlu menangguh tugasan hakiki dan terpaksa menggunakan masa di luar waktu pejabat untuk menyiapkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sesuatu program.

Oleh yang demikian, kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) APB UITMCPP yang dinamakan sebagai Qbrainsters telah bersepakat untuk mewujudkan projek Portal Dokumentasi (POD). Kewujudan POD dapat membantu para pensyarah dalam penyediaan surat/dokumen program dengan lebih tepat dan pantas semasa melaksanakan sesuatu program.

Disunting oleh: Boon Yih Mah