Tip-tip Penulisan Surat Rasmi


Secara umumnya, surat rasmi hendaklah mengandungi perkara-perkara yang berikut:

1. Kepala Surat (Letterhead)
  • Muka surat pertama hendaklah menggunakan kepala surat (Letterhead) yang mengandungi nama, alamat, nombor telefon, nombor faksimile, dan laman web institusi. 
  • Maklumat ini akan memudahkan penerima menjawab surat dan menghubungi kembali pihak yang mengirimkan surat.
  • Maklumat ini juga merupakan pengesahan bahawa surat berkenaan adalah atas urusan rasmi. 
  • Penyediaan surat kepada agensi luar negara perlu menggunakan kepala surat dalam bahasa Inggeris mengikut kesesuaian.
2. Nombor Rujukan
  • Nombor rujukan surat hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat dan dikandungkan mengikut fail yang telah ditetapkan.
  • “Rujukan Tuan” (Ruj. Tuan) ditulis di atas sebelah kanan surat diikuti “Rujukan Kami” (Ruj. Kami) ditulis di sebelah bawah “Ruj. Tuan.” 
  • Nombor rujukan surat juga perlu diletakkan di atas sebelah kanan setiap helaian surat. 
  • Nombor rujukan mesti disertakan dalam surat rasmi bagi memudahkan rujukan, pengesanan, dan penyimpanan surat. 
  • Bagi surat rasmi yang menggunakan senarai edaran tidak perlu meletakkan “Rujukan Tuan” (Ruj. Tuan). 
  • Semasa menyediakan surat, pegawai berkaitan hendaklah memperakukan penentuan taraf keselamatan surat sama ada terbuka atau terperingkat kepada pegawai pengelas sahaja. 
  • Kod peringkat keselamatan hendaklah dicatatkan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan fail bagi surat berkenaan.
3. Tarikh
  • Tarikh surat hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat di bawah “Ruj. Kami.” 
  • Ruangan tarikh perlu diisi oleh pegawai yang menandatangani surat.
4. Nombor Faksimile
  • Nombor faksimile penerima hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat sebaris dengan alamat terakhir penerima.
5. Nama dan Alamat Penerima
  • Alamat penerima hendaklah dicatatkan pada sebelah kiri surat. Terdapat tiga kategori penerima surat, iaitu:
    • Agensi kerajaan
      • Surat kepada agensi kerajaan boleh dibahagikan kepada tiga jenis, iaitu:
        • Surat kepada agensi– dialamatkan mengikut gelaran rasmi jawatan ketua agensi (Contoh: Ketua Setiausaha, Ketua Jabatan, Dekan dsb).
        • Surat khusus kepada ketua agensi– Kata hormat, gelaran kebesaran, nama, gelaran rasmi jawatan dan alamat rasmi agensi berkenaan hendaklah didahulukan. (Contoh: “YBhg. Dato Prof. Dr. Ali bin Abu”).
        • Surat kepada pegawai– Surat yang ditujukan kepada pegawai tertentu hendaklah dialamatkan mengikut gelaran rasmi jawatan ketua agensi dan ditambah di bawah alamat dengan singkatan perkataan “untuk perhatian” (u.p) dan diikuti oleh nama pegawai berkenaan (Contoh: u.p. nama pegawai).
    • Sektor swasta/ badan bukan kerajaan/pertubuhan
      • Surat kepada sektor swasta, badan bukan kerajaan atau pertubuhan hendaklah dialamatkan kepada ketua organisasi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya, diikuti oleh nama organisasi, alamat rasmi serta nama pegawai yang hendak dihubungi.
    • Orang awam/ individu
      • Surat kepada orang awam atau individu hendaklah dialamatkan kepada nama dan alamat individu berkenaan.
  • Bagi individu yang mempunyai gelaran kebesaran, kata hormat dan gelaran hendaklah dinyatakan pada namanya.
  • Bagi surat yang mempunyai bilangan penerima lebih daripada satu pihak, senarai edaran perlu digunakan.
  • Jika senarai edaran panjang, hanya muka surat yang mempunyai penerima tersebut perlu dihantar.
6. Panggilan Hormat Penerima atau Kata Sapaan
  • Surat yang ditujukan kepada agensi kerajaan yang tidak dapat dipastikan penerimanya secara khusus hendaklah dimulakan dengan panggilan hormat, “Tuan.” 
  • Manakala surat kepada orang awam yang tidak dapat dipastikan penerimanya secara khusus hendaklah dimulakan dengan “Tuan/Puan.” 
  • Surat yang khusus kepada ketua agensi yang mempunyai gelaran kebesaran (yang dapat dipastikan penerimanya secara khusus) hendaklah mendahulukan kata hormat dan gelaran kebesarannya seperti “YBhg. Tan Sri/ Datuk/ Dato.” 
  • Surat kepada orang awam yang mempunyai gelaran kebesaran (yang dapat dipastikan penerimanya secara khusus) perlu menggunakan panggilan hormat penerima atau kata sapaan dengan gelaran kebesaran (contoh: “YBhg. Tan Sri/ Datuk/ Dato”).
7. Tajuk
  • Surat perlu diberikan tajuk atau perkara yang dapat menggambarkan kandungan surat berkenaan.
  • Setiap surat hendaklah dihadkan kepada satu tajuk atau perkara sahaja.
  • Bagi surat jawapan, tajuk yang sama hendaklah digunakan.
  • Tajuk hendaklah ditulis dalam huruf besar dan huruf perlu di“Bold” (warna lebih terang).
8. Isi Kandungan
  • Surat hendaklah dimulakan dengan: “Dengan hormatnya saya merujuk surat tuan bil. ...” atau “Dengan hormatnya surat kami bil. ... nombor rujukan....., bertarikh .... adalah dirujuk.” 
  • Semua perenggan dalam surat, kecuali perenggan pertama dan perenggan terakhir, hendaklah dinomborkan secara berturutan. 
  • Baris pertama tidak perlu dinomborkan.
  • Perenggan bermula dengan perenggan kedua dan yang seterusnya.
  • Selepas nombor perenggan, perlu di“tab” sekali (direnggangkansedikit).
9. Pengakhiran Surat
  • Setiap surat hendaklah diakhiri dengan:
    • “Sekian, terima kasih.”,  atau “Sekian, terima kasih.” 
    • BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” (atau lain-lain slogan yang bersesuaian) dan diikuti dengan “Saya yang menurut perintah” (atau lain-lain frasa yang bersesuaian) di sudut kiri sebelah bawah surat sebelum ruangan tandatangan pegawai yang berkenaan. 
  • Nama pegawai hendaklah menggunakan huruf besar di sudut kiri surat di bawah tandatangannya dan diikuti dengan singkatan, “b.p” (bagi pihak) dan seterusnya pegawai yang diwakilkan itu (cth: Ketua Pengarah, Ketua institusi, Dekan, Ketua Jabatan dsb).
  • Hanya Pengarah Bahagian/ Cawangan (Ketua Institusi- Cth: Dekan, Ketua Jabatan dsb) sahaja perlu memasukkan jawatan Pengarah dan Bahagian/ Cawangan sebelum “b.p. Ketua Pengarah.” Semua surat perlu disertakan dengan nombor telefon, faksimile, dan alamat e-mel bagi memudahkan penerima menghubungi pihak berkenaan.
10. Muka Surat
  • Bagi surat yang mengandungi lebih daripada satu muka surat, muka surat seterusnya hendaklah juga diberikan nombor yang berturutan. 
  • Pastikan muka surat yang terakhir tidak mengandungi tandatangan sahaja. 
  • Sekurang-kurangnya perlu ada satu ayat atau baris daripada perenggan yang terakhir sebagai hubungkait antara tandatangan dengan kandungan surat. 
  • Hal ini perlu bagi memastikan tandatangan yang diperoleh adalah untuk tujuan surat berkenaan sahaja dan bukannya untuk tujuan lain yang boleh dimanipulasikan. 
  • Perkara ini adalah mustahak kerana tandatangan merupakan satu bentuk kelulusan dan langkah ini dapat mengelakkan penyalahgunaan dan penyelewengan tandatangan dalam urusan surat-menyurat.
11. Lampiran
  • Lampiran yang disertakan bersama-sama surat hendaklah dilabelkan di bahagian atas sebelah kanan. Misalnya, “Lampiran 1” atau “Lampiran A” dan mestilah selaras dengan label yang dirujuk dalam surat.

Tip-tip Lain dalam Penulisan Surat Rasmi:

  • Surat hendaklah disediakan dalam dua salinan asal (satu dikirimkan kepada penerima, satu lagi yang telah difotokopi untuk simpanan pengirim). Salinan pertama dihantar kepada penerima manakala salinan kedua dikandungkan dalam fail yang berkenaan. 
  • Pengirim surat juga hendaklah “scan” surat berkenaan dalam aplikasi digital untuk mewujudkan “softcopy” bagi tujuan rekod.
  • Sekiranya surat perlu diedarkan kepada penerima dalam senarai salinan kepada (s.k), salinan tambahan perlu dibuat. 
  • Butiran s.k. ini boleh disediakan selepas ruangan tandatangan surat. 
  • Gunakan kata panggilan hormat yang sesuai untuk penerima, seperti “Yang Berhormat”, “Yang Berbahagia”, “Datuk”, “Datin”, “Tan Sri”, “Tuan”, “Puan” dan sebagainya mengikut kesesuaian. 
  • “Tuan” adalah kata panggilan hormat yang paling lazim digunakan sekiranya anda tidak mengenali atau mengetahui status penerima tanpa mengira jantina.
  • Nomborkan setiap perenggan kecuali perenggan pertama (pendahuluan) dan terakhir (penutup).
  • Mulakan nombor perenggan selepas perenggan pendahuluan dengan nombor 2.
  • Jika anda mahu menggunakan akronim, maka tafsirkan singkatan perkataan tersebut di bahagian paling awal dalam surat dan seterusnya hanya gunakan akronim tersebut.
  • Jangan:
    1. Menulis menggunakan bahasa klasik, kreatif (berbunga), atau pasar (slanga). 
    2. Menggunakan bahasa kurang sopan.
    3. Memasukkan humor atau jenaka.
    4. Menggunakan tanda bacaan yang salah.
    5. Memasukkan grafik/ hiasan surat yang tidak bersesuaian.
    6. Menggunakan perkataan-perkataan yang sukar difahami (“difficult words/ low frequency words”).
    7. Menggunakan nama pena/ panggilan harian.
    8. Menggunakan singkatan perkataan (cth: “dsb”, “yg”, “dll”). 
    9. Menggunakan bahasa berbaur sinis (sarkastik) yang bertujuan memerli dan mewujudkan rasa kurang selesa penerima surat. 
    10. Menutup surat dengan pantun (cth: “Pecah kaca pecah gelas, Sudah baca harap balas.”
    11. Menggunakan peribahasa, perumpamaan dan lain-lain bahasa kiasan. 
  • Perlu:
    1. Menulis kandungan surat rasmi dengan gaya formal. 
    2. Gunakan bahasa baku yang ringkas- tetapi jangan terlampau ringkas sehingga merosakkan isi dan mengaburi mesej sebenar yang ingin disampaikan di dalam surat tersebut.
    3. Baca atau “proofread” surat anda berulang kali sebelum menghantar surat bagi mengelakkan kesalahan ejaan dan tatabahasa. Langkah terbaik adalah meminta orang lain menyemaknya.
    4. Memastikan kata panggilan hormat digunakan dengan betul dan selayaknya dan tidak berlebihan (cth: “Dato Seri berseri-seri sekali”). 

Sumber rujukan: 
Panduan Penulisan Surat Rasmi, Memo dan Emel. Bilangan 5 (2014). Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN), Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.

Disediakan oleh: Noraziah Mohd Amin