Glosari Surat Rasmi


Kosa kata dan rangkai kata lazim
Bilangan
Formal dan sesuai digunakan dalam surat rasmi
Tidak Formal (tidak boleh digunakan dalam surat rasmi)
1.
Menjalankan/ melaksanakan/ menyediakan
Membuat/ buat/ sedia
2.
Menyerahkan/ memberi
bagi
3.
Dilampirkan/ disertakan
Letak sekali
4.
lampiran
bahan tambahan
5.
menerima
dapat
6.
Dimaklumkan
Diberitahu/ Dikatakan/ Dikhabarkan
7.
makluman
pengetahuan
8.
mohon
minta/ tolong
9.
Mohon agak tidak...
Jangan...
10.
Yang benar/ saya yang menurut perintah
Yang ikhlas/ yang merinduimu
11.
Sukacita/ Dukacita dimaklumkan...
Seronoknya nak beritahu...
12.
Perkara di atas adalah dirujuk/ Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas
Surat ini adalah berkaitan...
13.
Pihak tuan
Tuan/ Encik/ Ali (tulis nama tanpa kata sapaan)/ kamu/ saudara/ abang/ adik/ pakcik
14.
Perkara/ hal
benda
15.
Berkenaan/ berkaitan/ mengenai
pasal
16.
kesulitan
masalah
17.
tersebut
itu
18.
Merujuk kepada...
Jika dilihat/ ditengok...
19.
seperti
macam
20.
Diharapkan agar...
Harapan saya ialah...

KATA PANGGILAN
Bilangan
Kata Panggilan
Penjelasan
1
Yang di-Pertuan Agong 
gelaran untuk ketua negara Malaysia.
2
Yang Dipertuan
gelaran untuk raja, sultan, tuanku.
3
Yang Maha Mulia
digunakan untuk sultan atau raja yang memerintah.
4
Yang Teramat Mulia
digunakan untuk keluarga diraja yang terdekat.
5
Yang Mulia
digunakan untuk mereka yang bergelar Tengku, Raja,Syed, Engku, Datu.
6
Yang Amat Mulia
digunakan untuk Undang [Luak di Negeri Sembilan].
7
Yang Amat Berbahagia
digunakan untuk mereka yang bergelar Tun dan Toh Puan.
8
Yang Amat Berhormat
digunakan untuk Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri Besar, Ketua Menteri.
9
Yang Berhormat Mulia
digunakan untuk Menteri, Timbalan Menteri, ahli dewan dan ADUN berketurunan raja.
10
Yang Berhormat 
digunakan untuk Menteri, Timbalan Menteri, ahli dewan, ADUN.
11
Yang Berbahagia 
digunakan untuk mereka yang bergelar Tan Sri, Datuk Paduka, Datin Paduka, Datuk dan Datin [Yang bukan wakil rakyat]
12
Yang Dipertua 
digunakan untuk orang yang menjadi ketua sesuatu persatuan.
13
Yang Amat Arif
Ketua Hakim Negeri. Digunakan dalam situasi format di mahkamah.
14
Yang Arif
digunakan untuk hakim.
15
Yang Amat Setia 
digunakan untuk Ketua Polis Negara, Ketua Turus Angkatan Tenttera Darat, Laut dan Udara.
16
Yang Setia
digunnakan untuk Pegawai Kanan Polis, Pegawai Kanan Tentera.
17
Sahibul-al-Samahah
digunakan untuk mufti.
18
Sahibul-ai-Fadzilah
digunakan untuk kadi.
19
Tuan, Encik, Saudara
digunakan untuk orang lelaki yang dihormati.
20
Puan
digunakaan untuk orang perempuan yang sudah bersuami atau dihormati.
21
Tuan Haji 
digunakan untuk orang lelaki yang telah menunaikan fardu haji.
22
Puan Hajah
digunakan untuk orang perempuan yang telah menunaikan fardu haji.
23
Cik
digunaikan untuk orang perempuan yang belum berkahwin atau dihormati.
24
Saudari
digunakan untuk orang perempuan yang dihormati.

SINGKATAN BAHASA MELAYU
Bilangan
Kata Singkatan
Penjelasan
1.
Ruj. Kami
Nombor rujukan pihak yang menghantar surat
2.
Ruj. Tuan
Nombor rujukan pihak yang menerima surat
3.
YBhg.
Yang Berbahagia
4.
YAB
Yang Amat Berhormat
5.
KSU
Ketua Setiausaha
6.
No. Faks.
Nombor faksimili
7.
b.p.
Bagi Pihak
8.
s.k.
Salinan kepada
9.
u.p.
Untuk perhatian
10.
Bil.
Bilangan

CARA PENULISAN SINGKATAN BAHASA MELAYU
Terdapat beberapa cara penulisan singkatan dalam bahasa Melayu:
  1. Singkatan nama negara, ibu negara, negeri, ibu negeri, jabatan, institusi, organisasi, tahun dan nama-nama khas ditulis tanpa titik (.)
  2. Huruf yang digunakan ialah huruf besar yang merupakan huruf pertama bagi setiap perkataan seperti AS (Amerika Syarikat), KL (Kuala Lumpur), PP (Pulau Pinang), KK (Kota Kinabalu), DBP (Dewan Bahasa dan Pustaka), PBB (Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu), TM (Tahun Masihi), SM (Sebelum Masihi) dan lain-lain lagi. (tanpa titik).
  3. Singkatan sapaan atau rujukan hormat, jawatan, dan pingat yang lebih daripada satu perkataan juga tidak menggunakan titik dan ditulis dengan huruf  besar  semuanya, contohnya YAB (Yang Amat Berhormat), YB (Yang Berhormat), YAM (Yang Amat Mulia), KSN (Ketua Setiausaha Negara), AMN (Ahli Mangku Negara) dan lain-lain lagi.
  4. Singkatan gelaran, jawatan, pangkat, dan sapaan yang terdiri daripada satu perkataan pula ditulis menggunakan titik di hujungnya, contohnya Dr. (Doktor), Prof. (Profesor), Kol. (Kolonel), En. (Encik), Tg. (Tengku) dan Tn. (Tuan).
  5. Singkatan gelaran, jawatan, pangkat dan sapaan yang terdiri lebih daripada satu perkataan dengan gabungan huruf besar dan huruf kecil perlu diletakkan titik di hujung singkatan, contohnya YABhg. (Yang Amat Berbahagia), YBhg. (Yang Berbahagia), YABrs. (Yang Amat Berusaha) dan YBrs. (Yang Berusaha).
  6. Singkatan umum yang terdiri daripada frasa juga ditulis menggunakan titik, dan tanda titik digunakan pada setiap kata yang disingkatkan, contohnya b.p. (bagi pihak), s.k. (salinan kepada), u.p. (untuk perhatian), a.n. (atas nama), m.s. (muka surat) dan t.p. (tanpa nama).
  7. Singkatan umum yang terdiri daripada tiga huruf atau lebih pula ditulis menggunakan satu titik di hujung, contohnya dsb. (dan sebagainya), dll. (dan lain-lain), jln. (jalan), hlm. (halaman) dan spt. (seperti).
  8. Singkatan khusus yang menjadi lambang atau simbol tidak menggunakan titik, contohnya m (meter), in (inci), cm (sentimeter), kg (kilogram) dan kb (kilobait). Singkatan bagi perkataan pinjaman daripada bahasa Arab yang popular ialah ALLAH SWT (ALLAH Subhanahuwataala), Muhammad SAW (Muhammad Sallallahualaihiwasallam) dan Ibrahim a.s. (Ibrahim alaihissalam).

 *Dalam situasi rasmi, penggunaan singkatan tidak digalakkan terutama untuk nama orang kecuali 
  benar-benar diperlukan seperti nama dan gelaran yang terlalu panjang.
*Jikalau hendak digunakan juga singkatan dalam penulisan, ejaan penuh perlulah ditulis terlebih 
  dahulu dan diikuti oleh singkatan dalam tanda kurung, contohnya Amanah Saham Nasional (ASN). 
  Hal ini perlu dilakukan apabila menggunakannya pada kali pertama, setelah itu barulah singkatan 
  boleh digunakan secara berterusan.

 Disediakan oleh: Noraziah Mohd Amin